З 1 вересня набув чинності новий стандарт, який регулює порядок оформлення організаційно-розпорядчих документів. Причому, зміни стосуються як паперових, так і електронних документів, які відтепер необхідно оформляти з урахуванням нових норм ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» замінив ДСТУ 4163—2003, за яким складали документи з 2003 року.

Нова система діє для всіх підприємств, а також для ФОП. Тепер юрособам треба оформляти службові документи саме згідно з ДСТУ 4163:2020, чия дія поширюється на державні органи, органи місцевого самоврядування, установи, підприємства, організації та інших юридичних осіб незалежно від їхнього функціонально - цільового призначення, рівня і масштабу діяльності та форми власності, а ФОПи можуть застосовувати цей стандарт за бажанням.

Документ складається з реквізитів. Усього стандарт називає 32 реквізити, наприклад, дата, реєстраційний номер, гриф затвердження, текст, підпис, відбиток печатки тощо. Держстандарт регулює їхнє розміщення та наповнення.

Для друкування текстів потрібно використовувати гарнітуру Times New Roman та шрифт розміром 12—14 друкарських пунктів. Для реквізиту «Назва виду документа» можна використовувати шрифт розміром 14—16 друкарських пунктів. Текст документів на аркушах паперу формату А4 ДСТУ рекомендує друкувати через 1—1,5 міжрядкові інтервали. Визначені нові розміри відступів від лівого поля документів. Для абзаців у тексті — 10 мм (замість 12,5 мм); для реквізиту «Адресат» — 90 мм (замість 92); реквізиту «Гриф затвердження документа» та «Гриф обмеження доступу до документа» — 100 мм (замість 104).

Однією з істотних змін стало розшифрування підпису, який друкують на рівні останнього рядка найменування посади. Тепер у розшифруванні підпису повинні бути не ініціали та прізвище особи, яка підписує документ, а зазначається її «власне ім’я та прізвище». Прізвище потрібно прописувати великими літерами.

У п.5.27 ДСТУ 4163:2020 визначено, що у відомостях про виконавця документа варто зазначати як прізвище, так і власне ім’я такої особи й номер службового телефону.

У всіх реквізитах, де зазначається прізвище, тепер варто вказувати й ім’я, а не ініціали (наприклад, у реквізитах «відомості про виконавця документа», «відмітка про засвідчення копії» тощо)

Зміни відбулись і в оформленні найменування підприємств. Тепер назви підприємств, організацій та установ треба зазначати великими літерами. Наприклад, «ГОЛОВНЕ УПРАВЛІННЯ ПЕНСІЙНОГО ФОНДУ УКРАЇНИ В ХАРКІВСЬКІЙ ОБЛАСТІ» або «ДЕРЖАВНА КАЗНАЧЕЙСЬКА СЛУЖБА УКРАЇНИ».

Новим ДСТУ уточнено використання печатки на документах. Зокрема, печатку проставляють таким чином, щоб вона охоплювала останні кілька літер посади особи, яка підписує документ. Проставляти печатку на підписі не можна. Крім того, якщо на документі є спеціально відведене місце, то печатку проставляють саме там.

Відбиток печатки в усіх реквізитах електронного документа, до складу яких він уходить, замінюють електронною печаткою, що створюється відповідно до вимог законів України про електронні документи та електронний документообіг та закону «Про електронні довірчі послуги».

У пп.5.10 та 5.11 ДСТУ 4163:2020 передбачено особливості оформлення реквізитів «Дата» та «Реєстраційний індекс». У разі застосування інформаційних (автоматизованих) систем організації діловодства допустимо проставляти як дату реєстрації, так і реєстраційний індекс документа у складі штрих-коду або QR-коду, що створюється засобами цієї системи, згідно з постановою Кабінету Міністрів.

Штрих-код проставляють у центрі нижнього поля першої сторінки документа, QR-код (21 мм × 21 мм) — у нижньому лівому куті першої сторінки документа.

Якщо місцезнаходження юридичної особи відрізняється від адреси фактичного здійснення діяльності чи розміщення офісу, у довідкових даних допустимо зазначати дві адреси: юридичну (зазначену в ЄДРПОУ) та фактичну (для листування).

Держстандарт регулює порядок оформлення адресатів листів. Зокрема, якщо документ адресований фізичній особі, то, за ДСТУ, спочатку зазначають власне ім’я та прізвище адресата в давальному відмінку, потім — поштову адресу.

При роботі з документами обов’язковим також є дотримання вимог закону «Про електронні документи та електронний документообіг» і вимог власних інструкцій з діловодства.

Згідно з п.1.1 ДСТУ 4163:2020, він поширюється тільки на організаційно-розпорядчі документи.

У тексті ДСТУ 4163:2020 міститься ще багато правил, які варто  застосовувати в роботі з документами.

Приклади/зразки оформлення документів також містяться в ДСТУ, тому їх легко знайти та використовувати при складанні документів.

Крім того, відповідно до п.1 ч.1 ст.44 закону «Про забезпечення функціонування української мови як державної» стандарти державної мови, зокрема і її правопис, затверджує Національна комісія зі стандартів державної мови.

Отже, правил написання слів, особливостей вживання великої букви в друкованих виданнях, вищезазначений державний стандарт не стосується.

Сучасність вимагає змін і ми про них маємо знати.